Тайм-менеджмент по системе «срочно/важно», «не срочно/не важно» — Андрей Андрей, главный методист клуба мирового уровня «Жуковка», мастер-стратегический тренер и эксперт по поведенческой нейрофизиологии (МГУ) Муж (Андрей Андреев.
В современном мире быть в курсе всего чрезвычайно важно, от этого зависит продуктивность и успех, а в бизнесе от этого зависит жизнь организации. Мы часто перегружены слишком большим количеством задач на работе, дома и в обществе. Вопрос: Как сохранять баланс, не выгорая и не теряя не только продуктивности, но и желания быть удовлетворенным?
Как стратегический коуч, я занимаюсь тайм-менеджментом, помогая своим клиентам стать более эффективными, научиться расставлять приоритеты, делегировать задачи и избавляться от бессмысленных задач (спойлер: их очень много). В общем, я помогу вам посмотреть на свой график и увидеть в нем не суету, а возможности.
Предлагаю вам интересный инструмент ориентации под названием «Декартовы координаты» (также известный как матрица Эйзенхауэра). Инструмент состоит из координат «важно/не важно» и «срочно/не срочно». Они пересекаются на квадранты: «Срочно/Важно», «Срочно/Не важно», «Не срочно/Важно», «Важно/Не срочно», «Не важно/Не срочно». Каждый квадрант имеет свое значение, поскольку он может показать, что является приоритетом, что можно делегировать, что можно отклонить и каким задачам следует назначить крайний срок. Так создается личная эффективность. Давайте рассмотрим каждый квадрант по порядку, и вы сможете понять, в каком направлении вам нужно работать.
Важное / срочное
Это самые срочные задачи со сроками выполнения. Эти задачи особенно важны для вас или вашей компании, и их нельзя откладывать. Такие задачи расставляются по приоритетам, и сюда вкладываются большие усилия, поскольку важные/несрочные могут подождать. Часто случается так, что вы думаете, что почти все задачи важны, но они не имеют чувства срочности и в совокупности ложатся на ваши плечи, что приводит к чувству беспокойства. Предложение: для каждой важной задачи определите количество часов, необходимое для ее выполнения, а затем разделите на количество дней в неделе, предшествующих крайнему сроку. Получается, что на выполнение задачи каждый день уходит 15–45 минут. Если дней нет и задачи нужно сделать «вчера», привлеките помощь и мобилизуйте все свои внутренние ресурсы. Но лучше не допускать до этого момента.
Важное / несрочное
Это могут быть задачи с отдаленными сроками выполнения, какие-то семейные обязанности или ведение делового дела. Возможно, они не требуют большого участия. Откройте свое расписание, осмотритесь, найдите свой самый свободный день и включите его в него. Как только это будет сделано, у вас освободится время для других дел, главное не доводить дело до статуса «срочно/важно», иначе — здравствуй, ЧП. Альтернативно, поручите это дело тому, кому вы сможете делегировать важные для вас задачи.
Неважное / срочное
Это поручения (бронирование билетов, поиск отеля, место проведения мероприятия, покупка детской одежды и т д.) и другие текущие события, которые необходимы по ситуации, но не так уж важны. В случае с авторизацией их легче отвергнуть, чем отвергнуть важные. Кстати, если вы боитесь делегировать задачи, вы рискуете выгореть.
Несрочное / важное
Это текущие эксплуатационные вопросы (начинает течь труба, собаке нужно погулять, кто-то заходит и просит подписать документ, звонит друг и т д.). Эти задачи не так уж сложны, к ним нужно быть готовым и относиться к ним как к постоянным параллельным задачам, которые, кстати, также можно успешно делегировать подчиненным, партнерам и членам семьи. Помните, вы не можете контролировать внешние факторы, но можете контролировать свое отношение к ним.
Несрочное / неважное
Вот тут-то и находятся все расточители времени и прокрастинаторы (зависают в социальных сетях, занимаются бессмысленными делами типа перестановки мебели, выполняют бесполезную работу вместо важных задач и т д.). Проанализируйте свой день, и вы увидите, что задач много, а за ними стоит расхожая фраза: «Мне не хватает времени». Время есть всегда, если ты умеешь правильно распределять свое время.
В приведенных выше примерах вы найдете что-то свое. Самое главное в этом инструменте — выявить ваши слабые места, которые мешают вам быть продуктивными и успевать все успевать.
Чтобы проанализировать эффективный тайм-менеджмент, ответьте на следующие вопросы:
1. Каковы мои главные приоритеты, а что можно отложить?
2. Какие задачи имеют сроки, а какие задачи должны соответствовать срокам?
3. Какие задачи я могу безопасно делегировать тому, кто действительно может с ними справиться?
4. Какие вещи отнимают у меня время и производительность?
5. От каких задач я могу полностью отказаться, чтобы работать более продуктивно?
6. Какие дела принесут мне реальные результаты, а какие просто потратят мое время?
7. На каких важных критических задачах мне нужно сосредоточиться сейчас?
8. Какую лучшую стратегию я могу разработать для выполнения этой задачи?
9. Как мне точно указать ожидаемые результаты важной делегированной задачи?
10. Что помогает мне легко делегировать задачи, не испытывая беспокойства?
Чтобы правильно заполнить координаты, определите, что для вас означает каждый квадрант, запишите в цифрах все текущие и будущие дела, которые вас волнуют, а затем присвойте номера квадрантам. А что касается квадранта «несрочное/неважное», подумайте о вещах, которые действительно отнимают ваше время, ресурсы и эффективность, и запишите их туда. Со временем вы увидите всю картину, а затем, задавая себе вопросы, поймете, что важно, а что менее важно.
